아웃룩 2016 새로운 기능 알아보기 (Outlook 2016 New Features)

아웃룩 2016 새로운 기능 알아보기 (Outlook 2016 New Features)

직장 생활을 하시는 분들은 십중팔구는 마이크로소프트에서 제공하는 아웃룩을 사용하고 계실겁니다. 이메일을 보내거나 파일을 보낼 때 등 회사 도메인 계정을 통해 연결된 아웃룩에서 제공하는 편리한 기능과 잘 몰랐던 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다.

outlook

읽지 않음 메일 (Unread)

기본 레이아웃을 기준으로 화면 왼쪽에 즐겨찾기, 사용자의 이메일 계정을 기준으로 그 하위 폴더들을 볼 수 있는데 임의의 폴더를 선택하고 나서 바로 오른쪽에 보이는 검색창 아래에 모든 항목, 읽지 않음, 멘션 메뉴를 볼 수 있고 말 그대로 모든 메일을 볼 수 있는 모든 항목, 아직 읽지 않은 메일만 필터해주는 '읽지 않음'을 통해 놓쳤던 메일 정보를 편리하게 관리해 줍니다. 추가로 메일이 선택된 상태에서 마우스 우클릭 시 읽은 상태로 혹은 읽지 않은 상태로 표시로 관리할 수 있고 메일 레이아웃 왼쪽 바를 클릭했을 때 읽은 상태로 변경할 수 있습니다. 당연히 한 번 더 클릭하게 되면 반대로 바뀌게 됩니다.

달력 (Calendar) / 사용자 (User) / 플래그 (Flag)

아웃룩 화면 왼쪽 하단에 보면 메일, 달력, 사용자, 정렬 기준의 아이콘들을 볼 수 있는데 마우스를 각 아이콘에 위치시키면 미리 보기 화면을 제공해줍니다. 만약에 이 달력 기능을 통해 약속이나 미팅 계획을 입력 및 저장해놓았다면 굳이 달력 메뉴로 들어가지 않아도 다가오는 일정에 대해 알려주게 됩니다. 이 미리보기 화면의 달력을 기본 화면에 볼 수 있게 설정하기 위해서는 해당 화면의 오른쪽 상단의 미리 보기를 고정하는 핀 버튼을 누르면 메인 화면에서 달력이 생기는 것을 볼 수 있습니다. 사용자 메뉴에서는 자주 연락을 하는 사람이나 같은 부서 사람들을 즐겨찾기로 추가해서 별도로 관리가 가능합니다. 윈도우에서 작업 표시줄 바에 아이콘을 고정하듯이 중요하거나 기억을 해야 할 메일을 메인 화면에 정렬 기준 플래그로 고정시킬 수 있습니다.

빠른 실행 도구 모음 (Quick Access Toolbar)

아웃룩을 사용하면서 자주 사용하는 기능을 빠른 실행 도구 모음에 추가해서 사용하면 매우 편리합니다. 추가하는 방법은 메인 화면 상단에 나오는 각 항목에 오른쪽 마우스 버튼을 클릭 후 빠른 실행 도구 모음에 추가 버튼을 누르게 되면 화면에 추가한 목록들을 볼 수 있게 되고 사용자 지정으로 가서 아웃룩 내에서 실행되는 모든 목록을 통해 추가 및 제거를 할 수 있습니다.

아웃룩 정보 (Outlook Information)

전체적인 오피스 및 아웃룩 정보를 보기 위해서는 메인 화면에서 파일 - Office 계정 - 제품 정보로 진입하면 됩니다. 오피스 구독 제품과 소유자 메일 계정, 제품 군에 포함되는 소프트웨어 항목을 보여주고 현재 오피스의 빌드 명을 포함한 버전 정보, 신규 업데이트 가능 여부를 제공해줍니다. 바로 밑에 아웃룩 정보가 나오는데 마찬가지로 빌드 번호, 제품 및 세션 아이디를 알 수 있습니다.

검색 (Search)

검색을 할 때에는 흔히 찾고자 하는 단어를 입력하게 되는데 더욱 상사하게 검색하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

1. 검색 단축 키는 화면에 보이는 검색 창을 이용해도 되지만 Alt 키와 Q버튼을 이용해도 무방합니다.

2. From: / to: 보낸 사람을 기준으로 혹은 받는 사람을 기준으로 검색을 하고자 할 때 from:과 to:를 사용하면 됩니다. 예를 들어서 '홍길동' 이름으로 보낸 사람의 메일을 찾고 싶을 때는 'from:홍길동' 이라고 검색하고 받는 사람이 '마징가'인 경우는 'to:마징가' 라고 검색하면 됩니다. 단, 이 것은 메일을 수신하게 된 사람만 찾게 되고 메일에 참조로 들어간 경우는 포함이 되지 않습니다.

3. 홍 AND 길동: 순서에 상관없이 홍과 길동을 둘 다 포함해서 검색하고 AND, NOT, OR 같은 연산자는 반드시 대문자로 써야 합니다.

4. 홍 OR 길동: 홍과 길동 중 둘 중 하나 또는 둘 다 포함하는 항목을 검색합니다.

5. 홍 NOT 길동: 홍은 포함하지만 길동은 포함하지 않는 항목을 검색합니다.

6. "홍 길동": 띄어쓰기를 포함해서 홍 길동이라는 검색어와 정확하게 일치시키고 매우 유용한 검색 기능 중의 하나입니다.

7. hasattachment:yes

첨부파일이 있는 경우의 이메일만 찾는 검색어입니다.

8. attachments:홍길동.pptx

홍길동.pptx 라는 이름의 자료만 검색하거나 첨부 파일 내에 홍길동.pptx를 포함하는 내용을 검색합니다.

9. subject:"홍 길동"

제목이 홍 길동이라는 단어가 포함되는 이메일을 검색합니다.

10. subject:홍 길동

제목에 홍과 다른 문서 내에 길동이라는 내용을 검색합니다.

11. cc:"홍 길동"

참조에 홍 길동이라는 내용이 포함되어 있는 것을 찾습니다.

12. cc:honggildong@gmail.com

참조 메일에 honggildong@gmail.com 라는 주소가 있는 이메일을 검색합니다.

13. messagesize:<20 KB

파일 사이즈 크기가 20 키로바이트 보다 작은 내용을 검색합니다.

14. messagesize:>5 MB

파일 사이즈 크기가 5 메가 바이트 보다 큰 내용을 검색합니다.

15. received:=4/1/2017

내용물을 2017년 4월 1일에 받은 이메일을 검색하고 여기서 =기호를 사용합니다.

16. received:yesterday

현재 날짜 기준으로 어제 받은 메일을 검색하는데 오늘이면 today, 내일은 tomorrow, 이번 주는 this week 이런 식으로 received: 다음에 입력하면 됩니다. 또한 원하는 요일마다도 검색이 가능한데 뒤에 monday, tuesday 이런 식으로 원하는 달을 검색할 때에도 january, december 마찬가지로 입력하면 됩니다.

17. firstname:길동

이름이 길동인 내용의 이메일을 찾을 때 사용합니다.

18. lastname:홍

성이 홍이라는 내용의 이메일을 찾습니다.

더 자세한 내용의 검색 정보는 마이크로소프트의 아웃룩 검색 결과를 향상시키는 방법을 참조하시면 됩니다.